FAQs - ΣΥΧΝΟΤΕΡΑ ΕΡΩΤΗΜΑΤΑ ΦΟΡΕΩΝ ΚΑΙ ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ

Από Εθνικό Μητρώο Διαδικασιών
Μετάβαση σε:πλοήγηση, αναζήτηση

Με βάση τα συχνότερα ερωτήματα που λαμβάνουμε από τους φορείς και εν όψει της έναρξης της παραγωγικής φάσης του ΕΜΔ (φάση καταχώρισης διαδικασιών) παραθέτουμε συγκεντρωτικά τις συχνότερες ερωτήσεις και τις αντίστοιχες απαντήσεις τους, προκειμένου οι υπηρεσίες να βοηθηθούν περαιτέρω στο έργο τους.

Είσοδος στον «Δίαυλο»

Υπενθυμίζεται ότι η είσοδός σας στο ΕΜΔ ΔΙΑΥΛΟΣ θα γίνεται πάντα με τους κωδικούς δημόσιας διοίκησης και όχι τους Κωδικούς taxisnet στον σύνδεσμο: εδώ. Από αυτόν τον σύνδεσμο μπορεί να εισαχθεί κάθε ρόλος με τους κωδικούς δημόσιας διοίκησης (αρκεί να έχει προσκληθεί) από τον προϊστάμενο ρόλο αυτού. Ακόμη και αν κάποιος έχασε το μέιλ πρόσκλησης μπορεί να εισαχθεί στην εφαρμογή από τον ανωτέρω σύνδεσμο.

Απόκτηση κωδικών δημόσιας διοίκησης

Για την απόκτηση κωδικών δημόσιας διοίκησης μεταβαίνετε στην εφαρμογή ταυτοποίησης των δημοσίων υπαλλήλων της ΓΓΠΣΔΔ στη διαδρομή: εδώ.

Συχνές ερωτήσεις-απαντήσεις

Ερωτήματα σχετικά με τις διαδικασίες

Τι ορίζεται ως διαδικασία για τους σκοπούς του Εθνικού Μητρώου Διαδικασιών – ΔΙΑΥΛΟΣ;

Ως διοικητική διαδικασία που καταχωρίζεται στο Εθνικό Μητρώο Διαδικασιών ορίζεται το σύνολο μίας αλληλουχίας ενεργειών που ως τελικό αποτέλεσμα έχει ένα διοικητικό προϊόν (πιστοποιητικό, έγκριση, χορήγηση επιδόματος, εγγραφή σε μητρώο, είσπραξη φόρου, απόσπαση υπαλλήλου, κλπ). Δεν αποτελούν διοικητικές διαδικασίες προς καταχώριση στο ΔΙΑΥΛΟ - ΕΜΔ: οι διοικητικές πρακτικές, οι κανονιστικές πράξεις, οι αρμοδιότητες του φορέα, ο εσωτερικός κανονισμός κλπ Επισημαίνεται ότι σε κάθε περίπτωση οι λανθασμένες καταχωρίσεις διαδικασιών, θα εντοπίζονται και κατά τη φάση ελέγχου των διαδικασιών από τη Δ/νση Διοικητικών Διαδικασιών Δημοσίου- με το ρόλο του Επόπτη του ΕΜΔ - πριν τη δημοσίευσή τους (αμέσως μετά την οριστικοποίησή τους από το διαχειριστή). Οι διαδικασίες αυτές δεν θα προχωρούν σε δημοσίευση στο ΕΜΔ.

Παραδείγματα διαδικασιών που καταχωρίζονται στο ΔΙΑΥΛΟΣ – ΕΜΔ

  • Γνωστοποίηση ίδρυσης Κ.Υ.Ε (εξωστρεφής).
  • Αναγγελία άσκησης επαγγέλματος ψυχολόγου (εξωστρεφής).
  • Έκδοση αστυνομικής ταυτότητας (εξωστρεφής).
  • Απονομή σύνταξης (εξωστρεφής).
  • Συγκρότηση συλλογικού οργάνου (ενδοδιοικητική).
  • Αίτημα για συμμετοχή σε προκήρυξη πλήρωσης θέσεων μέσω ΑΣΕΠ (αμφιστρεφής, λόγω οφέλους του εκάστοτε φορέα – χρήστες διαδικασίας και το δημόσιο και ο πολίτης).
  • Ελλιμενισμός σκάφους σε μαρίνα (εξωστρεφής).
  • Διενέργεια υπηρεσιακών μεταβολών (μετατάξεων - αποσπάσεων) προσωπικού (ενδοδιοικητική διαδικασία που καταχωρίζεται ΜΟΝΟ από τον θεσμικό της φορέα, ήτοι τη Γενική Γραμματείας Ανθρώπινου Δυναμικού Δημοσίου του Υπουργείου Εσωτερικών. Σε περίπτωση που υπάρχουν ειδικές διατάξεις που διαφοροποιούν τη διαδικασία π.χ. στο Υπουργείο Παιδείας, η διαφοροποιημένη διαδικασία με τις ειδικές της διατάξεις, καταχωρίζεται από το δικό της θεσμικό φορέα, βλ. ερ. Α2 ).
  • Διενέργεια εσωτερικού ελέγχου (ενδοδιοικητική διαδικασία που καταχωρίζεται μόνο από το θεσμικό της φορέα).
  • Έγκριση μελέτης περιβαλλοντικών επιπτώσεων (εξωστρεφής).
  • Έγκριση εφορείας αρχαιοτήτων για την ίδρυση και λειτουργία ΚΥΕ (αυτοτελής ενδιάμεση εξωστρεφής).

Παραδείγματα διαδικασιών που δεν καταχωρίζονται στο ΔΙΑΥΛΟΣ-ΕΜΔ

  • Συγκέντρωση στατιστικών στοιχείων
  • Εισήγηση υπηρεσίας για την κατάρτιση νόμου
  • Περιγραφή αρμοδιότητας
  • Διαδικασίες που διέπονται από Εσωτερικό Κανονισμό Yπηρεσίας
  • Έκδοση μελέτης

Τι ισχύει για τις εσωστρεφείς–ενδοδιοικητικές διαδικασίες οι οποίες είναι οριζόντιες για όλους τους φορείς του Δημοσίου ως προς την καταχώρισή τους;

Οι ενδοδιοικητικές διαδικασίες που καταχωρίζονται από κάθε φορέα/ Υπηρεσία/ οργανική μονάδα είναι αποκλειστικά εκείνες για τις οποίες έχει κανονιστική αρμοδιότητα ο φορέας, λχ. για τη διαδικασία κατάρτισης ετήσιου προϋπολογισμού) αρμόδιος για την καταχώριση θα είναι ο φορέας που έχει καταρτίσει το κανονιστικό πλαίσιο της εν λόγω διαδικασίας (ήτοι το Υπουργείο Οικονομικών, Γενική Γραμματεία Δημοσιονομικής Πολιτικής (ΓΛΚ)) βάσει του οποίου διεκπεραιώνουν/εκτελούν/εφαρμόζουν τη διαδικασία οι υπόλοιποι φορείς. Εάν ένας φορέας διαθέτει δικό του Εσωτερικό Κανονισμό λειτουργίας (πχ. Υπουργείο Προστασίας του Πολίτη) στον οποίο γίνεται χρήση της ακριβούς νομοθεσίας που ισχύει οριζόντια στους λοιπούς φορείς (εάν δηλαδή έχει «δανειστεί» την ισχύουσα νομοθεσία για να συντάξει το δικό του Κανονισμό, τότε και πάλι οι διαδικασίες που διέπονται από την οριζόντια νομοθεσία καταχωρίζονται από τον καθ’ ύλην αρμόδιο θεσμικό φορέα που έχει την αρχική κανονιστική αρμοδιότητα. Επιπροσθέτως, επισημαίνεται για τις περιπτώσεις ισχύος και ειδικών διατάξεων, που διαφοροποιούν τις διαδικασίες σε έναν εφαρμοστικό φορέα από τις ευρέως και οριζοντίως ισχύουσες, θα πρέπει να αποφασιστεί - λαμβάνοντας υπόψη το βαθμό διαφοροποίησης- αν θα καταχωρισθεί ως ειδική διαδικασία από το φορέα που είναι ο θεσμικά αρμόδιος για τη σύνταξη και ισχύ των ειδικών αυτών διατάξεων, κατόπιν συνεργασίας μεταξύ τους. Για παράδειγμα διαδικασίες που αφορούν Συνοψίζοντας, οι Γεν. Δ/νσεις Διοικητικών και Οικονομικών υπηρεσιών, τα αυτοτελή τμήματα εσωτερικού ελέγχου, τα αυτοτελή τμήματα καλής νομοθέτησης, οι υπηρεσίες συντονισμού κλπ των περισσότερων φορέων ΔΕΝ έχουν την υποχρέωση καταχώρισης διοικητικών διαδικασιών στο ΕΜΔ (πλην των εξαιρέσεων που αναφέρθηκαν παραπάνω).

Παραδείγματα οριζοντίων ενδοδιοικητικών διαδικασιών και των υπόχρεων καταχώρισής τους

  • Απόσπαση δημοσίου υπαλλήλου: Υπουργείο Εσωτερικών/ Διεύθυνση διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού/ Τμήμα κινητικότητας.
  • Διαδικασία αξιολόγησης ανθρώπινου δυναμικού δημοσίου τομέα: Υπουργείο Εσωτερικών/ Διεύθυνση διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού/ Τμήμα Υπουργείο Εσωτερικών/ Διεύθυνση διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού.
  • Διαδικασίες δημοσίων συμβάσεων, Γενική Γραμματεία εμπορίου του Υπ. Ανάπτυξης και Επενδύσεων.
  • Διαδικασία διενέργειας έκτακτου/προγραμματισμένου εσωτερικού ελέγχου: Ανεξάρτητη Αρχή Διαφάνειας.
  • Διαδικασία συγκρότησης συλλογικού οργάνου: Υπουργείο Εσωτερικών, Δ/νση διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού
  • Διαδικασία κοινοβουλευτικού ελέγχου: Βουλή των Ελλήνων.

Όταν μία διαδικασία εμπεριέχει στα βήματά της άλλη διαδικασία, αυτή από ποιο φορέα καταχωρίζεται;

Εντός της κύριας διαδικασίας δεν αναλύονται, απλώς αναφέρονται ως βήματα της αυτής διαδικασίας, υπο-διαδικασίες άλλων αρμόδιων φορέων που είναι αναγκαίες για την ολοκλήρωση της κύριας διαδικασίας. Οι υπο-διαδικασίες αυτές καταχωρίζονται ξεχωριστά στο ΔΙΑΥΛΟ – ΕΜΔ από το φορέα που έχει την κανονιστική αρμοδιότητα.

Οι εποχικές και οι ad hoc διαδικασίες καταχωρίζονται στο ΔΙΑΥΛΟΣ – ΕΜΔ;

Οι εποχικές διαδικασίες που παρουσιάζουν ετήσια επαναληψιμότητα (λ.χ. επιδότηση ελαιόλαδου, χορήγηση εποχικού επιδόματος (ΟΕΑΔ), χορήγηση δελτίου κοινωνικού τουρισμού) καταχωρούνται κανονικά ως πάγιες διαδικασίες. Η καταχώριση ουσιαστικά γίνεται μία πρώτη φορά και κατά την επανάληψή τους μεταβάλλονται ορισμένα μόνο πεδία όπως λ.χ τα ποσά των επιδοτήσεων, ή το έτος αναφοράς. Οι δε ad hoc διαδικασίες, όπως είναι η αποζημίωση πλημμυροπαθών/πυροπαθών ή η επιστρεπτέα προκαταβολή σε πληγόμενες από την πανδημία επιχειρήσεις, εξαιρούνται της καταχώρισης στο ΕΜΔ - ΔΙΑΥΛΟΣ καθώς, αυτές οι διαδικασίες χρήζουν άμεσης καταχώρισης και με απλό τρόπο (σε ιστότοπο φορέα ή στην κεντρική πύλη gov.gr), προκειμένου οι ενδιαφερόμενοι να ενημερώνονται έγκαιρα για τα δικαιώματά τους εν μέσω ενός έκτακτου συμβάντος. Το ΕΜΔ φιλοδοξεί να αποτελέσει μία «εγκυκλοπαίδεια» των πάγιων διοικητικών διαδικασιών.

Οι διαβαθμισμένες διαδικασίες καταχωρίζονται στο ΔΙΑΥΛΟΣ – ΕΜΔ;

Δεν καταχωρίζονται διαβαθμισμένες διαδικασίες, καθώς η προβολή κάθε πληροφορίας αυτών των διαδικασιών στο ΕΜΔ ενδέχεται να αντιβαίνει ή να παραβλάπτεται απόρρητο το οποίο προβλέπεται από ειδικές διατάξεις.

Οι διαδικασίες που είναι απολύτως όμοιες ως προς το σκοπό και τα βήματά τους και εμφανίζουν μικρές διαφοροποιήσεις θα πρέπει να αντιμετωπίζονται ως διακριτές και να καταχωρίζονται ξεχωριστά;

Η καταχώριση μίας ενιαίας διαδικασίας (πχ έγκριση πληρωμής ενίσχυσης αγροτικής παραγωγής) είναι δύσκολη στην καταχώρισή της όταν αυτή έχει μεγάλο πλήθος υποπεριπτώσεων (πχ πλήθος αγροτικών προϊόντων), Θεωρούμε πως είναι πιο ξεκάθαρη για τον πολίτη η διακριτή καταχώριση διαδικασιών και ότι έτσι θα διευκολύνεται αργότερα και η ψηφιακή τους διεκπεραίωση, μέσω της εθνικής πύλης gov.gr. Σε κάθε περίπτωση ο εκάστοτε φορέας γνωρίζει καλά το βαθμό και το εύρος διαφοροποίησης των προϋποθέσεων και των δικαιολογητικών για κάθε μια όμοια ως προς τα βήματα διαδικασία. Ο βαθμός και το εύρος της διαφοροποίησης καλό είναι να αποτελέσει το βασικό κριτήριο με το οποίο ο ίδιος ο φορέας θα κρίνει εάν θα καταχωρίσει τη διαδικασία ως μία ενιαία διαδικασία με υποπεριπτώσεις ή αν θα τη «σπάσει» σε περισσότερες της μίας διαδικασίες.

Παράδειγμα:

  • Άδεια ίδρυσης και λειτουργίας μουσικής σχολής (φυσικό πρόσωπο)
  • Άδεια ίδρυσης και λειτουργίας μουσικής σχολής (νομικό πρόσωπο)
  • Άδεια ίδρυσης και λειτουργίας μουσικής σχολής (δήμος)

Για το νομικό πρόσωπο: λ.χ. απαιτούνται πρόσθετα δικαιολογητικά (καταστατικό εταιρίας κλπ). Για το δήμο: δεν καταβάλλεται το χρηματικό ποσό του προβλεπόμενου παραβόλου.

Πώς κατατάσσουμε μία διαδικασία στις κατηγορίες εξωστρεφής, εσωστρεφής, αμφιστρεφής, αυτεπάγγελτη;

Το βασικό ερώτημα που θέτουμε προκειμένου να προσδιορίσουμε σε ποια κατηγορία θα κατατάξουμε μία διαδικασία είναι ποιος είναι ο τελικός χρήστης/ ενδιαφερόμενος/ ωφελούμενος κλπ από τη διαδικασία. Θέτουμε το ερώτημα ποιον αφορά η διαδικασία που καταχωρούμε. Έχουν δοθεί στην αρχή παραδείγματα όλων κατηγοριών διαδικασιών.

Πρέπει να λαμβάνεται υπόψη ο αριθμός των πολιτών ή συναλλασσόμενων τους οποίους αφορά μια διαδικασία; Αν ο αριθμός αυτός είναι μικρός, η διαδικασία πρέπει να καταχωρισθεί;

Δεδομένου ότι το ΕΜΔ αποτελεί «εγκυκλοπαίδεια» διαδικασιών, το ζητούμενο είναι η καταχώριση του μεγαλύτερου δυνατού αριθμού διαδικασιών. Το κριτήριο του πλήθους ενδιαφερόμενων θα μπορούσε ίσως να ληφθεί υπόψη μόνο εάν χρειασθεί η αρμόδια υπηρεσία να προβεί σε προτεραιοποίηση των διαδικασιών που καταχωρίζονται στην πλατφόρμα του ΔΙΑΥΛΟΣ με δεδομένο τον πεπερασμένο αριθμό ανθρώπινων πόρων που καταχωρούν. Σε κάθε περίπτωση μία διαδικασία ενδέχεται εκ φύσεως να έχει μικρό αριθμό ενδιαφερομένων αλλά να αφορά σε μια μεγάλη επένδυση (πχ μαρίνες, λατομεία κλπ) υψηλής προστιθέμενης αξίας.

Ερωτήματα σχετικά με τους φορείς και τους ρόλους καταχώρισης

Οι διαδικασίες των ΝΠΙΔ σε ποια φάση καταχώρισης εντάσσονται;

Οι διαδικασίες των ΝΠΙΔ και των ΟΤΑ α΄ και β΄ βαθμού θα καταχωρισθούν στο ΕΜΔ κατά τη Β΄ περίοδο υλοποίησης του ΕΜΔ (Μάϊος 2021 – Ιούλιος 2021).

Πώς γίνεται ο ορισμός συντακτών – διαχειριστών για διαδικασίες αρμοδιότητας ΝΠΔΔ;

Όπως σας είναι ήδη γνωστό από τη σχετική 1η εγκύκλιο, για τη διευκόλυνση καταχώρισης διαδικασιών που εφαρμόζουν τα ΝΠΔΔ και με συγκεκριμένη οργανική μονάδα του εκάστοτε Υπουργείου να έχει τη θεσμική αρμοδιότητα, προβλέπεται ειδικότερα και παρέχεται ως δυνατότητα να ορίζεται στις περιπτώσεις των διαδικασιών αυτών διαχειριστής από την αρμόδια οργανική μονάδα του οικείου Υπουργείου και ορισμός ρόλου συντάκτη/κτών από το ΝΠΔΔ. Ωστόσο στις περιπτώσεις Νομικών προσώπων Δημοσίου Δικαίου με μεγάλο πλήθος διαδικασιών προς καταχώριση στο ΕΜΔ, που ξεπερνούν τις 60 συνολικά σε αριθμό, δεν καθίσταται λειτουργικό σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στην εγκύκλιο να οριστεί/ούν συντάκτης/κτες από το ΝΠΔΔ και ο διαχειριστής τους από την εποπτεύουσα οργανική μονάδα του Υπουργείου. Στην περίπτωση αυτή, αποφασίστηκε από την Υπηρεσία μας, να οριστούν οι ρόλοι των διαχειριστών και οι ρόλοι του απαραίτητου αριθμού συντακτών από τις οργανικές μονάδες του ίδιου του ΝΠΔΔ που ανήκει στην ως άνω κατηγορία. Όπως όλοι οι ρόλοι στο ΕΜΔ υπάγονται σε μια οργανική μονάδα του οικείου Υπουργείου, οι ρόλοι διαχειριστών και συντακτών από τα μεγάλα ΝΠΔΔ, θα υπάγονται σε μια οργανική μονάδα που θα είναι η οργανική μονάδα εποπτείας τους, για τη διευκόλυνση τόσο των κεντρικών υπηρεσιών του Υπουργείου όσο και των ίδιων των ΝΠΔΔ. Ο λόγος της ανωτέρω εξαίρεσης οφείλεται στο γεγονός ότι οι διαδικασίες τους ξεπερνούν σε συνολικό αριθμό τις 60 διαδικασίες, κατά συνέπεια χρειάζονται άνω των δύο (2) διαχειριστών για την οριστικοποίηση των διαδικασιών αυτών, αριθμός που δημιουργεί πρόβλημα και στον εποπτεύοντα Φορέα. Επιπλέον, τα εν λόγω ΝΠΔΔ έχουν μέρος της κανονιστικής αρμοδιότητας για τις διαδικασίες τους, καθορίζοντας συχνά τα ίδια τα δικαιολογητικά και τις προϋποθέσεις με αποφάσεις των ΔΣ τους που αποτελούν Πράξεις κανονιστικού περιεχομένου.

Μπορούν να ορισθούν εκτελεστικοί υπεύθυνοι εκτός των κεντρικών φορέων;

Έχει ζητηθεί να ορίζεται ένας εκτελεστικός υπεύθυνος ανά Υπουργείο, με μόνη εξαίρεση τα Υπουργεία που δεν έχουν υπηρεσιακό Γραμματέα. Στην περίπτωση αυτή επιτρέπεται ο ορισμός ενός εκτελεστικού υπευθύνου ανά Γενική Γραμματεία. Ο λόγος που ζητούμε να υπάρχουν λίγοι συνολικά εκτελεστικοί υπεύθυνοι είναι ο καλύτερος συντονισμός της λειτουργίας του ΔΙΑΥΛΟΣ – ΕΜΔ. Η ομάδα του ΕΜΔ πρέπει να έχει το μικρότερο δυνατό αριθμό μόνιμων συνομιλητών. Παρ’ όλα αυτά, κάθε Υπουργείο είναι ελεύθερο να οργανώσει το δικό του συντονισμό ενεργειών και να διευκολύνει το έργο του εκτελεστικού του υπευθύνου. Για παράδειγμα, μπορεί να ορίσει συνδέσμους σε κάθε Γενική του Γραμματεία που θα συγκεντρώνουν και θα παρέχουν στον εκτελεστικό υπεύθυνο τα στοιχεία που αυτός αποστέλλει στο ΕΔΥΤΕ. Η αυτο-οργάνωση κάθε Υπουργείου θα έχει ως σκοπό να διευκολύνει το ίδιο, είναι άτυπη και δεν καθίσταται γνωστή στην ομάδα του ΕΔΥΤΕ, η οποία συνομιλεί πάντα με τον έναν εκτελεστικό υπεύθυνο (και τον αναπληρωτή του). Επίσης, είναι κομβικής σημασίας για την επιτυχία του όλου έργου συνολικά, να προβαίνει ο εκτελεστικός υπεύθυνος εγκαίρως στη διάχυση προς διαχειριστές και συντάκτες εντός του φορέα του κάθε επικοινωνίας και πληροφορίας που του αποστέλλεται ως υπεύθυνο επικοινωνίας (contact person) από το ΕΔΥΤΕ και τη Διεύθυνση Διοικητικών Διαδικασιών Δημοσίου του ΥΨΔ.

Για τα Αυτοτελή Τμήματα που δεν υπάγονται σε Διεύθυνση ή Γενική Διεύθυνση αλλά απευθείας στον οικείο Υπουργό, ορίζονται ρόλοι διαχειριστή και συντάκτη από το Τμήμα τους και σε ποιον εκτελεστικό υπεύθυνο υπάγονται;

Για τα Αυτοτελή Τμήματα που ανήκουν απευθείας στον Υπουργό και έχουν διαδικασίες προς καταχώριση στο ΕΜΔ ως θεσμικοί φορείς αυτών των διαδικασιών, καταρχήν εντάσσονται στον εκτελεστικό υπεύθυνο του φορέα τους στο ΕΜΔ, ο οποίος έχει οριστεί από τον Υπηρεσιακό Γραμματέα του Υπουργείου. Εάν ελλείψει Υπηρεσιακού Γραμματέα έχουν ορισθεί ως Υπεύθυνοι Φορέα ένας ή περισσότεροι Γενικοί Γραμματείς, θα πρέπει να αποφασιστεί εσωτερικά στο Φορέα ποιος εκ των εκτελεστικών υπεύθυνων θα έχει υπό το συντονισμό του ποια Αυτοτελή Τμήματα. Αναφορικά με τον ορισμό ρόλων διαχειριστή και συντάκτη στα Αυτοτελή Τμήματα αν δεν πληρούται η προϋπόθεση του ενός (1) διαχειριστή ανά 30 διαδικασίες, θα ορισθεί ένα(1) στέλεχος του Αυτοτελούς Τμήματος με διπλό ρόλο: συντάκτη - διαχειριστή για να καταχωρισθούν και ακολούθως να εγκριθούν/ οριστικοποιηθούν οι διαδικασίες, θεσμικής αρμοδιότητας του Τμήματος. Πρακτικά, στην περίπτωση αυτή ο διαχειριστής του Αυτοτελούς Τμήματος, εφόσον διατηρεί διπλό ρόλο δεν θα αναθέσει τις διαδικασίες για τις οποίες είναι αρμόδιος σε κάποιον άλλον που έχει οριστεί συντάκτης αλλά θα τις χρεωθεί ο ίδιος.

Μπορούν να ορισθούν αναπληρωτές διαχειριστές;

Το ΕΔΥΤΕ, ως φορέας ανάπτυξης του ΕΜΔ δίνει κωδικούς και σε αναπληρωτές διαχειριστές, οι οποίοι καλό είναι να ορισθούν για να διευκολύνουν τους διαχειριστές σε περίπτωση απουσίας τους ή μεγάλου φόρτου εργασίας.

Μπορεί ένας διαχειριστής να καταχωρεί διαδικασίες και ως συντάκτης;

Οι διαχειριστές έχουν τη δυνατότητα και τα δικαιώματα της πλήρους καταχώρισης διαδικασιών. Έχουν δηλαδή και τα δικαιώματα του συντάκτη στην πλατφόρμα του ΕΜΔ, ωστόσο τους ζητείται να καταχωρούν στην εφαρμογή ΕΜΔ μόνο τον επίσημο τίτλο για κάθε διαδικασία, να αναθέτουν σε συντάκτες την καταχώριση των λοιπών πεδίων και να εγκρίνουν στο τέλος το περιεχόμενο κάθε διαδικασίας.

Μπορεί ένας συντάκτης να αντιστοιχεί σε δύο διαχειριστές;

Από το σύστημα, αλλά και από τη φύση των διαδικασιών, αυτό δεν είναι δυνατό. Κάθε διαδικασία ορίζεται από το κανονιστικό πλαίσιο ενός Τμήματος ή Δ/νσης που θεωρείται ο «ιδιοκτήτης» (owner) της διαδικασίας. Επειδή οι ρόλοι στο ΕΜΔ συμπίπτουν με τους αντίστοιχους «ρόλους» της διοίκησης (εισηγητής=συντάκτης, διαχειριστής=προϊστάμενος), θεωρείται απίθανο ένας συντάκτης να γνωρίζει πολύ καλά ώστε να καταχωρίσει διαδικασία τμήματος άλλης Δ/νσης, ώστε να αναφέρεται σε δύο διαχειριστές για κάθε διαδικασία ή ομάδα διαδικασιών που καταχωρεί.

Εάν οι διαδικασίες ενός Τμήματος υπερβαίνουν τις 30, και διαχειριστής είναι ο Προϊστάμενος αυτού, ποιος μπαίνει δεύτερος διαχειριστής;

Στην περίπτωση αυτή, διαχειριστής θα μπει ο Δ/ντής (ή και ο Γενικός Δ/ντής) και όχι ο Προϊστάμενος άλλου Τμήματος της ίδιας Δ/νσης ο οποίος δεν δύναται να γνωρίζει καλά τις διαδικασίες άλλων των Τμημάτων στην Δ.νση που υπηρετεί.

Το περιεχόμενο των συχνών ερωτήσεων - απαντήσεων θα επικαιροποιείται συχνά με την προσθήκη ερωτημάτων σας που θα προκύπτουν κατά την παραγωγική φάση υλοποίησης του ΕΜΔ.